Behördliche Datenschutzbeauftragte im Schulbereich

Nach § 8 a Abs. 1 des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG) ist jede öffentliche Schule, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet, gesetzlich verpflichtet, eine behördliche Datenschutzbeauftragte oder einen behördlichen Datenschutzbeauftragten (behDSB) zu bestellen. Gemäß § 8a Abs. 1 S. 2 und 3 NDSG können auch sog. externe DSB mit dieser Aufgabe betraut werden.

Diese Vorschrift gilt auch für private Ersatzschulen in Niedersachsen, da sie im Bereich des Prüfungswesens als Beliehene handeln. Bei kirchlichen Ersatzschulen gilt das Kirchenrecht. Sollten Sie hierzu Fragen haben, wenden Sie sich bitte direkt an uns (Kontaktdaten s. o.).

Die behDSB unterstützen die Schulleitung bei der Sicherstellung des Datenschutzes und wirken auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften hin.

Da die Art und Weise der Aufgabenwahrnehmung im Schulbereich zunehmend durch die Nutzung von Technologien bestimmt wird (Stichworte u. a. Online-Lernplattformen, digitale Klassenbücher, Soziale Medien, Cloud Computing, Smartphones und Tablets etc.), sind die behDSB im Zuge des technischen Wandels stets vor neue Herausforderungen gestellt, wenn es darum geht, in ihren Schulen einen datenschutzgerechten Einsatz dieser Technologien zu gewährleisten.

Aufgaben der behDSB

Nach den Regelungen des § 8a NDSG sind die behDSB frühzeitig über geplante Verfahren der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten zu unterrichten. Ihnen obliegen insbesondere folgende Aufgaben:

• Beratung der Schulleitung, der Schulkoordinatoren, einzelner Fachbereiche, der Elternvertretung o. ä. in Fragen des Datenschutzes und der Datensicherung,
• Durchführung der Vorabprüfung (sog. Vorabkontrolle) von automatisierten Verfahren, die wegen der Art der zu verarbeitenden Daten oder der Verwendung neuer Technologien besondere Risiken mit sich bringen (§ 8a Abs. 3 S. 3, § 25a Abs. 6 NDSG),
• Führung der Übersicht der Verfahrensbeschreibungen über die automatisierten Verarbeitungen (§§ 8 und 8a Abs. 2 S. 5 NDSG),
• Gewährung der Einsicht in die Verfahrensbeschreibungen für jedermann,
• Bearbeitung von Eingaben der Eltern, Schüler, Lehrkräfte und sonstiger Beschäftigte der öffentlichen Stelle sowie von Bürgerinnen und Bürgern, die sich in ihrem Recht auf informationelle Selbstbestimmung betroffen fühlen.

Darüber hinaus nehmen die behDSB folgende Aufgaben wahr:

• Prüfung, ob das Gebot der Datenvermeidung und Datensparsamkeit (§ 7 Abs. 4 NDSG) eingehalten wird,
• Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Verfahren, mit deren Hilfe personenbezogene Daten verarbeitet werden,
• Prüfung, ob die technischen Maßnahmen (§ 7 NDSG) dem Stand der Technik entsprechen, um ein den Vorschriften des NDSG entsprechenden Schutz personenbezogener Daten vor unbefugter Kenntnisnahme, Veränderung und Verlust sicherzustellen,
• Beteiligung bei der Erstellung von Dienstanweisungen oder Dienstvereinbarungen nach dem Niedersächsischen Personalvertretungsgesetz (NPersVG) mit datenschutzrechtlichen Bezug - einschließlich der Überwachung der Einhaltung dieser Bestimmungen,
• Schulung der bei der Verarbeitung personenbezogener Daten tätigen Personen in Grundfra-gen des Datenschutzes,
• Mitwirkung bei der Ermittlung des Schutzbedarfs an den einzelnen Arbeitsplätzen, auf denen personenbezogene Daten verarbeitet werden (z. B. im Hinblick auf besonders vertraulich zu handhabende Gesundheitsdaten der Schülerinnen und Schüler, Stichwort Inklusion),
• Beratung der Schulleitung bei der Auftragsvergabe und Kontrolle der Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben (§ 6 NDSG) bei Auftragnehmern,
• Beratung in den Fragen der sicheren Aktenverwaltung, der informierenden und klaren Formulargestaltung, der datenschutzgerechten Vernichtung von Akten sowie der datenschutzgerechten Löschung von Dateien.

Rechte und Pflichten

Die öffentlichen Stelle (Schule) hat die behDSB bei ihrer Aufgabenerfüllung zu unterstützen. Beauftragte sind in dieser Eigenschaft weisungsfrei. Sie dürfen wegen der Erfüllung ihrer Aufgaben nicht benachteiligt werden.